Privacybeleid
1. Wie wij zijn
Unicorn Events VZW, met zetel te Sint-Arnolduslaan 53, 8573 Tiegem (Anzegem), en ondernemingsnummer BE[invullen], is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG).
Contactpunt privacy:
E-mail: bestuur@unicornevents.be
Post: Unicorn Events VZW, Sint-Arnolduslaan 53, 8573 Tiegem (Anzegem)
2. Voor wie geldt dit beleid?
Dit beleid geldt voor:
deelnemers, bezoekers en ticketkopers
vrijwilligers en kandidaat-vrijwilligers
leveranciers, partners, sponsors en contactpersonen
websitebezoekers en nieuwsbriefabonnees
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken enkel gegevens die nodig zijn voor onze werking, waaronder:
A. Deelnemers en bezoekers
identificatie en contact: naam, e-mail, telefoon, adres (als relevant)
inschrijving en deelname: gekozen event, datum, aantal tickets, voorkeuren die u invult
betaling en administratie: betaalstatus, factuurgegevens, transactiereferenties (bankkaartgegevens zelf worden normaal door de betalingsprovider verwerkt)
communicatie: e-mails, berichten, vragen, praktische afspraken
B. Vrijwilligers
contactgegevens
beschikbaarheid en inzetplanning
communicatie en evaluatienota’s die functioneel noodzakelijk zijn
C. Leveranciers en partners
contactgegevens van contactpersonen
offertes, bestellingen, facturatie en communicatie
D. Website en technische gegevens
IP-adres, browser en apparaatgegevens
cookievoorkeuren en consentlog (via consentplatform)
serverlogs voor beveiliging en foutopsporing
E. Beeldmateriaal
foto’s en video’s gemaakt tijdens evenementen (publieke sfeerbeelden en verslaggeving, en in beperkte mate promotie)
4. Waar komen de gegevens vandaan?
rechtstreeks van u (formulier, e-mail, telefoon, inschrijving, aankoop)
via uw organisatie (bv. school, partner of sponsor) wanneer zij u aanmelden als contactpersoon of deelnemer, en enkel voor dat doel
via technische systemen (website, cookies, logbestanden)
5. Waarom wij gegevens verwerken en op welke rechtsgrond
Wij verwerken persoonsgegevens enkel wanneer daar een rechtsgrond voor bestaat.
Organisatie van evenementen, inschrijvingen en ticketing
Doel: inschrijving registreren, toegang organiseren, praktische info sturen, administratie opvolgen
Rechtsgrond: uitvoering overeenkomst (art. 6(1)(b) AVG)
Betalingen, facturatie en boekhouding
Doel: betaling verwerken, boekhouding en bewijsstukken beheren
Rechtsgrond: wettelijke verplichting (art. 6(1)(c) AVG)
Klanten en contactbeheer (vragen, klachten, service)
Doel: uw vragen beantwoorden en communicatie correct opvolgen
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) AVG), namelijk normale organisatie en dienstverlening
Vrijwilligersbeheer
Doel: planning, organisatie, contact, veiligheid en praktische opvolging
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) AVG)
Nieuwsbrieven en promotionele communicatie (e-mail, sms)
Doel: u informeren over volgende edities, acties, nieuwtjes
Rechtsgrond: toestemming (art. 6(1)(a) AVG)
U kan uw toestemming op elk moment intrekken, even eenvoudig als u ze gaf
Let op: voor elektronische reclame gelden in België bijkomende regels (voorafgaande toestemming is de basisregel)
Websitebeheer, beveiliging, fraudepreventie, technische logs
Doel: beveiliging, detectie van misbruik, foutopsporing, kwaliteitsverbetering
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) AVG)
Cookies en vergelijkbare technologieën
Doel: website laten werken, voorkeuren onthouden, statistieken en marketing (indien gekozen)
Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij toestemming
6. Beeldmateriaal op evenementen
Wij kunnen foto’s en video’s maken voor sfeerbeelden en verslaggeving, maar ook voor communicatie over het evenement (website, sociale media, drukwerk).
Basisprincipe:
Publieke sfeerbeelden: gerechtvaardigd belang (normale verslaggeving en communicatie)
Gerichte portretten, interviews, of beelden die duidelijk op 1 persoon focussen: wij vragen toestemming waar dat redelijkerwijs verwacht mag worden
Bezwaar:
U kan ter plaatse of nadien aangeven dat u niet gefilmd of gefotografeerd wil worden, of dat bepaalde beelden verwijderd moeten worden. Wij beoordelen dit verzoek concreet en redelijk, met respect voor privacy en context
7. Met wie delen wij gegevens?
Wij delen persoonsgegevens enkel wanneer dat nodig is, met:
bestuursleden en medewerkers die dit nodig hebben voor hun taak
dienstverleners (verwerkers) zoals ticketingplatform, mailingtool, hosting, IT-partner, boekhouder, betalingsprovider
overheden of politie wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn
Met verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst af.
Wij verkopen of verhuren nooit persoonsgegevens.
8. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij hanteren duidelijke bewaartermijnen (art. 13 AVG vereist dit)
Deelnemers en inschrijvingsgegevens: 3 jaar na het evenement (nazorg, betwistingen, statistiek op hoog niveau)
Ticketing en toegangscontrolelogs: 12 maanden na het evenement, tenzij incident of betwisting
Facturatie en boekhouding: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
Vrijwilligersgegevens: 5 jaar na laatste inzet
Leveranciers en partnercontacten: 7 jaar na laatste factuur of einde samenwerking
Nieuwsbriefabonnees: tot intrekking van toestemming, met logging van uitschrijving
Beeldmateriaal: zolang relevant voor verslaggeving en communicatie, met periodieke opschoning minstens om de 3 jaar, en eerder bij bezwaar
Serverlogs (beveiliging en troubleshooting): typisch 6 tot 12 maanden, tenzij veiligheidsincident
Back-ups: maximaal 6 maanden
9. Wat zijn uw rechten?
U behoudt steeds het recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking en intrekking van toestemming (zonder gevolgen voor eerdere verwerking).
U kan uw verzoek indienen via bestuur@unicornevents.be. Wij kunnen uw identiteit verifiëren.
Termijn: wij antwoorden in principe binnen 1 maand, behoudens complexe of uitzonderlijke dossiers (dan kan dit verlengd worden conform de AVG).
10. Klachten
Als u opmerkingen of vragen heeft over ons privacy beleid, horen we dit graag.
Alle personen waarvan wij persoonsgegevens bewaren hebben ook het recht om een klacht in te dienen bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, commission@privacycommission.be).
11. Verplichting om gegevens te verstrekken
Sommige gegevens zijn noodzakelijk:
Voor deelname of ticketing (bv. naam en e-mail): zonder deze gegevens kunnen wij uw deelname niet correct registreren of bevestigen
Voor facturatie (bv. factuurgegevens): wettelijk vereist voor boekhouding.
Andere gegevens zijn optioneel (bv. marketingvoorkeuren).
12. Minderjarigen
Onze activiteiten kunnen ook minderjarigen aantrekken. Bij online diensten geldt in België dat kinderen vanaf 13 jaar zelf geldig toestemming kunnen geven voor een rechtstreeks aanbod van diensten van de informatiemaatschappij, en onder 13 jaar is toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger vereist.
13. Cookies
Wij gebruiken een consentplatform (zoals CookieFirst) om cookievoorkeuren te registreren.
Regels:
strikt noodzakelijke cookies mogen zonder toestemming
statistische en marketingcookies plaatsen wij pas na toestemming
U kan uw keuze altijd aanpassen en uw toestemming intrekken.
14. Beveiliging
Wij passen minstens de gebruikelijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe die redelijkerwijs van ons verwacht mogen worden om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, verlies, wijziging, vervalsing, verspreiding of onrechtmatige toegang.
Persoonsgegevens worden slechts doorgegeven aan een partner in een land buiten de Europese Economische Ruimte mits dat land een passend beschermingsniveau waarborgt voor uw persoonsgegevens. Vooraleer persoonsgegevens te delen met een partner in de Verenigde Staten van Amerika, vereisen wij een afzonderlijke verwerkingsovereenkomst of een certificering volgens het Privacy Shield Framework (www.privacyshield.gov).
Wij kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor een foutief of onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens door een derde. U blijft daarnaast zelf verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid en het gebruik van uw computer, IP-adres, login- en identificatiegegevens.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder waar relevant:
toegangsbeheer (least privilege)
sterke wachtwoorden en waar mogelijk MFA
updates en beveiligingspatches
beperkte toegang tot deelnemerslijsten
afspraken met verwerkers
15. Wijzigingen
Wij kunnen dit beleid aanpassen wanneer wetgeving of werking wijzigt. De meest recente versie staat op onze website met datum van laatste update.
Laatste update: 2 Januari 2026
Algemene voorwaarden
Artikel 1 - Identiteit, toepassingsgebied en definities
1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, inschrijvingen, diensten, evenementen en overeenkomsten van Unicorn Events vzw, met maatschappelijke zetel te Sint-Arnolduslaan 53, 8573 Tiegem (Anzegem), ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE 1032.251.927, hierna “Unicorn Events”.
1.2. De wederpartij wordt aangeduid als “Klant”. De Klant kan een consument zijn (natuurlijke persoon die handelt voor privédoeleinden) of een professionele klant (natuurlijke of rechtspersoon die handelt in het kader van zijn beroeps- of handelsactiviteit).
1.3. Deze algemene voorwaarden maken integraal deel uit van elke overeenkomst met Unicorn Events. Door inschrijving, bestelling, deelname of betaling erkent de Klant deze voorwaarden te hebben gelezen en aanvaard. Afwijkingen zijn slechts geldig indien zij uitdrukkelijk en schriftelijk door Unicorn Events werden aanvaard.
1.4. De statuten van Unicorn Events vzw, evenals het huisreglement en de spelregels van Unicorn Airsoft Events, maken integraal deel uit van de overeenkomst. De naleving ervan vormt een essentiële contractuele verplichting. Een ernstige of herhaalde schending ervan wordt beschouwd als een zware contractuele fout.
Artikel 2 - Totstandkoming van de overeenkomst
2.1. Alle offertes en prijsopgaven zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Kennelijke materiële fouten of vergissingen binden Unicorn Events niet.
2.2. De overeenkomst komt tot stand op het ogenblik van:
schriftelijke bevestiging door Unicorn Events,
effectieve aanvang van de uitvoering,
of betaling door de Klant bij inschrijving of bestelling.
2.3. Een aanvaarding met afwijkingen geldt als een nieuw voorstel dat Unicorn Events vrij kan weigeren.
Artikel 3 - Prijs, facturatie en betaling
3.1. Alle prijzen zijn uitgedrukt in euro. Tenzij anders vermeld, zijn prijzen exclusief btw en eventuele bijkomende kosten.
3.2. Voor online inschrijvingen en evenementen geldt een prepaid-systeem. Niet-tijdige betaling geeft Unicorn Events het recht de uitvoering op te schorten of deelname te weigeren.
3.3. Betwisting van facturen:
Consumenten: schriftelijke betwisting binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum.
Professionele klanten: schriftelijke betwisting binnen 7 kalenderdagen na factuurdatum.
Bij gebrek aan tijdige betwisting wordt de factuur geacht definitief aanvaard te zijn.
Artikel 4 - Uitvoering van diensten en evenementen
4.1. Unicorn Events voert haar prestaties uit als middelenverbintenis, met zorg, professionaliteit en bijzondere aandacht voor veiligheid.
4.2. Unicorn Events mag voor de uitvoering derden inschakelen zonder voorafgaande toestemming van de Klant en blijft verantwoordelijk binnen het contractuele kader.
4.3. Wijzigingen aan de opdracht vereisen wederzijds akkoord. Bij gebrek aan akkoord kan Unicorn Events de overeenkomst beëindigen indien voortzetting redelijkerwijs niet kan worden gevergd.
Artikel 5 - Opschorting, annulering en ontbinding
5.1. Unicorn Events kan de overeenkomst geheel of gedeeltelijk opschorten of ontbinden in geval van:
niet-betaling,
schending van spelregels, veiligheidsvoorschriften of huisreglement,
foutieve of onvolledige informatie door de Klant,
ernstige verstoring van de samenwerking,
onvoldoende deelnemers waardoor veiligheid, organisatie of kostendekking niet kan worden gegarandeerd.
5.2. Annulering door de Klant buiten wettelijk herroepingsrecht geeft Unicorn Events recht op:
vergoeding van reeds geleverde prestaties,
vergoeding van gemaakte kosten,
een forfaitaire schadevergoeding van 10% van de prijs, met een minimum van €90, behoudens bewijs van hogere werkelijk geleden schade.
5.3. Ernstige of herhaalde overtredingen van spel- of veiligheidsregels vormen een zware contractuele fout en kunnen leiden tot onmiddellijke uitsluiting zonder terugbetaling.
Artikel 6 - Overmacht
6.1. Overmacht is elke omstandigheid buiten de redelijke controle van Unicorn Events die de uitvoering tijdelijk of definitief onmogelijk maakt.
6.2. In geval van overmacht worden de verplichtingen opgeschort. Indien de situatie blijvend is, kan elke partij de overeenkomst beëindigen zonder schadevergoeding, met afrekening van reeds geleverde prestaties.
Artikel 7 - Betalingsachterstand, interesten en invordering
7.1 Betalingstermijn
Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld op de factuur, zijn alle facturen van Unicorn Events vzw betaalbaar binnen 7 kalenderdagen na factuurdatum. Betaling gebeurt in euro via de door Unicorn Events meegedeelde betaalwijze.
Voor online inschrijvingen en evenementen geldt een prepaid-verplichting. Bij niet-tijdige betaling kan deelname worden geweigerd of de uitvoering worden opgeschort.
7.2 Wanbetaling door consumenten (B2C)
Wanneer de Klant een consument is in de zin van Boek VI WER en een factuur niet tijdig betaalt, geldt uitsluitend de procedure van Boek XIX WER.
a) Eerste kosteloze aanmaning
Unicorn Events verzendt eerst een kosteloze schriftelijke betalingsherinnering (per e-mail of per post).
Deze herinnering vermeldt minstens:
het openstaande bedrag,
de oorspronkelijke vervaldatum,
een nieuwe betalingstermijn van 14 kalenderdagen,
de mogelijke gevolgen bij verdere wanbetaling.
De termijn van 14 dagen vangt aan:
op de derde werkdag na verzending per post, of
op de dag na verzending bij elektronische verzending.
b) Invorderingskosten bij verdere wanbetaling
Indien betaling uitblijft na het verstrijken van deze bijkomende termijn, is Unicorn Events gerechtigd forfaitaire invorderingskosten aan te rekenen, beperkt tot de wettelijke maxima van artikel XIX.4 WER:
€20 voor een openstaand saldo tot en met €150
€30 + 10% van het bedrag boven €150 voor een saldo tussen €150,01 en €500
€65 + 5% van het bedrag boven €500, met een absoluut maximum van €2.000
Deze bedragen zijn allesomvattend en omvatten alle administratieve kosten van minnelijke invordering.
c) Verwijlinteresten
Vanaf het verstrijken van de in punt a) bedoelde termijn mag Unicorn Events verwijlinteresten aanrekenen aan de wettelijk toegelaten interestvoet voor consumentenschulden, zoals bepaald in Boek XIX WER. Deze interesten worden berekend per kalenderdag vanaf het einde van de bijkomende termijn tot aan volledige betaling.
7.3 Wanbetaling door professionele klanten (B2B)
Wanneer de Klant handelt in het kader van een handels-, bedrijfs- of beroepsactiviteit, zijn bij laattijdige betaling van rechtswege en zonder ingebrekestelling verschuldigd:
a) Verwijlinteresten
De interesten overeenkomstig de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, berekend vanaf de vervaldag tot aan volledige betaling.
b) Schadebeding
Een forfaitaire schadevergoeding van €40, onverminderd het recht van Unicorn Events om een hogere vergoeding te vorderen mits bewijs van hogere werkelijk geleden invorderingskosten.
7.4 Opschorting en ontbinding
Onverminderd het recht op betaling van interesten en kosten, behoudt Unicorn Events zich het recht voor om:
verdere prestaties op te schorten,
deelname aan evenementen te weigeren,
of de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden,
zolang openstaande facturen onbetaald blijven.
7.5 Incasso en gerechtelijke invordering
Indien betaling uitblijft na de toepassing van bovenvermelde procedures, kan Unicorn Events het dossier overmaken aan een incassodienst of advocaat.
Alle bijkomende kosten die hieruit voortvloeien, met inbegrip van gerechtskosten en rechtsplegingsvergoedingen, zijn ten laste van de nalatige Klant, binnen de grenzen van het toepasselijke recht.
7.6 Toerekening van betalingen
Elke betaling door de Klant wordt eerst aangerekend op:
verschuldigde interesten,
invorderingskosten,
en pas daarna op de hoofdsom,
ongeacht eventuele andersluidende vermelding door de Klant.
7.7 Geen opschorting of verrekening door de Klant
De Klant kan betaling niet opschorten noch verrekenen met een vermeende tegenvordering, tenzij Unicorn Events hiermee voorafgaand en schriftelijk heeft ingestemd of dit wettelijk dwingend is toegestaan.
Artikel 8 - Aansprakelijkheid
8.1. Unicorn Events is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een aan haar toerekenbare fout.
8.2. De aansprakelijkheid is beperkt tot het laagste van:
het bedrag dat door de verzekeraar wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico,
tweemaal het factuurbedrag van de betrokken prestatie.
8.3. Deze beperkingen gelden niet in geval van:
opzet of zware fout,
lichamelijk letsel of overlijden,
niet-uitvoering van een kernverbintenis zonder overmacht.
8.4. Deelname aan airsoft-activiteiten impliceert aanvaarding van de normale en inherente risico’s van de sport.
Artikel 9 - Vrijwaring
9.1. De Klant vrijwaart Unicorn Events voor aanspraken van derden die voortvloeien uit een fout van de Klant of deelnemers waarvoor Unicorn Events geen verantwoordelijkheid draagt.
9.2. Deze vrijwaring geldt niet bij een eigen fout van Unicorn Events.
Artikel 10 - Intellectuele eigendom
10.1. Alle materialen, concepten, scenario’s, documenten en creaties blijven eigendom van Unicorn Events, behoudens uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.
10.2. Gebruik buiten het contractuele doel is verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
Artikel 11 - Herroepingsrecht (consumenten)
11.1. Indien de Klant een consument is en de overeenkomst op afstand of buiten de verkoopruimte tot stand kwam, beschikt hij in principe over een herroepingsrecht van 14 kalenderdagen, overeenkomstig Boek VI van het Wetboek Economisch Recht, behoudens de wettelijke uitzonderingen hieronder.
11.2. Overeenkomstig artikel VI.53, 12° WER is het herroepingsrecht niet van toepassing op overeenkomsten betreffende vrijetijdsbesteding die plaatsvinden op een welbepaalde datum of periode.
Hieronder vallen uitdrukkelijk alle airsoft-evenementen, skirms, milsims, trainingen en gelijkaardige activiteiten georganiseerd door Unicorn Events vzw.
Zodra het evenement heeft plaatsgevonden, kan de overeenkomst niet meer worden herroepen.
11.3. Indien de consument uitdrukkelijk heeft verzocht dat een dienst volledig wordt uitgevoerd binnen de herroepingstermijn en deze dienst volledig werd uitgevoerd, verliest hij zijn herroepingsrecht overeenkomstig artikel VI.53, 1° WER, op voorwaarde dat hij vooraf hierover correct werd geïnformeerd.
11.4. Bij gedeeltelijke uitvoering op uitdrukkelijk verzoek van de consument is een evenredige vergoeding verschuldigd voor het reeds uitgevoerde gedeelte overeenkomstig artikel VI.51 §2 WER.
11.5. Het herroepingsrecht is uitsluitend van toepassing op consumenten. Professionele klanten kunnen hierop geen beroep doen.
Aartikel 12 - Klachten
12.1. Klachten dienen schriftelijk te worden gemeld binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum of uitvoering.
12.2. Betaling zonder voorbehoud geldt als een weerlegbaar vermoeden van aanvaarding, zonder afbreuk te doen aan dwingende consumentenrechten.
Artikel 13 - Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
13.1. Op alle overeenkomsten is uitsluitend Belgisch recht van toepassing.
13.2. Geschillen worden behandeld door de bevoegde rechtbanken overeenkomstig artikel 624 van het Gerechtelijk Wetboek, met eerbiediging van consumentenbescherming.
Artikel 14 - Slotbepaling
14.1. De nietigheid of onafdwingbaarheid van één bepaling tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan.
14.2. Deze algemene voorwaarden zijn van kracht vanaf 2 januari 2026 en vervangen alle eerdere versies.